Mappare gli stakeholder

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Design Thinking / Experience design / Strumenti e tecniche
Mappa degli stakeholder

La mappa degli stakeholder è un’attività  di progettazione, digitale ma non solo, che serve per analizzare e visualizzare tutte le parti interessate e le loro relazioni. Quando bisogna integrare nuovi membri nel team, avviare un nuovo progetto, esplorare un nuovo mercato o ampliare un’offerta, la mappatura ci aiuta a identificare gli stakeholder del progetto, le loro aspettative e le relazioni instaurate.

La mappa degli stakeholder è un’attività  chiave nei processi dello human centered design e del design thinking perché non solo mette al centro la persona fin dall’inizio del progetto ma ne identifica le relazioni e le connessioni valorizzando il valore di ecosostenibilità  dinamica.

Le persone prima del progetto

Gli stakeholder sono tutte le persone interessate e coinvolte nel progetto a vario titolo. Questo significa dare valore a tutti gli esponenti interni (team, manager, produttori, etc.) ed esterni (clienti, opinione pubblica, cittadini, etc.) mettendoli sullo stesso piano ed evidenziandone l’equilibrio che si deve generare nello sviluppo del processo si analisi e realizzazione.

Se qualcuno dei target interessati soffre le scelte progettuali o magari non dispone delle informazioni sufficienti, questo può inficiare il risultato finale.

La mappa degli stakeholders serve a prevenire questo tipo di problema: aiuta a conoscere territorio, protagonisti e relazioni nei quali stiamo per intervenire.
Attraverso la mappa degli stakeholder è possibile conoscere meglio i differenti target, il potere e gli interessi di cui sono portatori, consentendoci di comunicare in modo più efficace e sviluppare prodotto più efficaci.

Quando costruiamo tale profonda comprensione stabiliamo un rapporto con gli stakeholder che è parte fondante dei processi di design thinking.

design thinking - mappa degli stakeholder

La mappa degli stakeholder elaborata in sessioni partecipative

La potenza degli stakeholder

Tutte le persone interessate a vario titolo al progetto hanno caratteristiche ed elementi peculiari, ma possono essere sempre classificati in due macro-gruppi: quelli con un qualche interesse e quelli con potere.
Molte volte le parti interessate faranno parte di entrambi i gruppi o, in alcuni casi, di nessuno dei due.

Quelli interessati al progetto o al cambiamento sono coloro che hanno un interesse diretto o che vogliono far parte di questo contesto.

Quelli che hanno il potere sono coloro che possono cambiare le cose, sia in positivo che in negativo.

Separare gli stakeholder in questi due gruppi richiede una buona conoscenza, inclusa dei ruoli, degli obiettivi, delle speranze e delle paure. Questa iniziale organizzazione permette un primo orientamento che viene poi raffinato attraverso altri criteri come dati oggettivi o comportamentali.

Perché utilizzare le mappe degli stakeholder?

Per differenti motivi:

  •      La mappatura degli stakeholder aiuta a scoprire i modi per influenzare altre parti interessate.
  •      La mappatura degli stakeholder aiuta a scoprire i rischi.
  •      La mappatura degli stakeholder aiuta a scoprire gli stakeholder positivi da coinvolgere nel processo di progettazione.

La mappatura degli stakeholder aiuta a rispondere ad alcune domande chiave che influiscono sul processo progettuale presente e futuro:

Quale valore economico o emotivo hanno sul nostro lavoro?
Cosa li motiva soprattutto?
Quali informazioni vogliono?
Quale è il modo migliore per comunicare con loro?
Quale è il loro parere attuale del nostro lavoro?
Chi ha influenza su di noi e sul progetto?
Quale è il loro peso e il sostegno al progetto?
Se non supportano il progetto come gestiamo la loro opposizione?
Chi altro potrebbe essere influenzato dalle loro opinioni?

Queste domande contribuiscono a dare senso alla mappa e comprendere chi deve essere necessariamente incluso nelle scelte progettuali sia esternamente che internamente.

La mappatura fornisce inoltre una buona idea di quali persone saranno più importanti nelle varie fasi, dove esplorare le esigenze e le esperienze dell’ecosistema umano coinvolto.

Come creare le mappe degli stakeholder

Gli step di realizzazione di una mappa sono quattro:

  1. identificare
  2. analizzare
  3. dare priorità
  4. coinvolgere

 

  1. Identificare. Il primo passo è l’identificazione degli stakeholder. Ma quali sono i soggetti interessati? Un stakeholder è chiunque che abbia un interesse per l’esito di un progetto o un processo. I progetti, in particolare i progetti infrastrutturali e le opere pubbliche, generano di solito una grande comunità  di interesse e i loro impatti possono essere lontani. Gli stakeholder rientrano in due categorie principali: coloro che contribuiscono ad un progetto e coloro che sono colpiti da un progetto. Per un nuovo edificio a più piani, i progettisti ed i proprietari delle costruzioni che finanziano e specificano i requisiti di costruzione contribuiscono al progetto. Ora pensate a chi saranno interessati – ambientali, sociali, culturali o economici. Ad esempio, i vicini al nuovo edificio saranno influenzati dall’impatto dell’edificio a causa della possibile perdita di privacy e di vedute, ombreggiatura e velocità  di vento aumentate.

A volte le parti interessate si adattano a entrambe le categorie. Il cliente che fornisce i finanziamenti per il nuovo progetto IT cade sicuramente nella categoria di contributi, ma sarà  anche influenzato dai risultati del progetto perché utilizzeranno il nuovo sistema IT.

I progetti possono essere ritardati o sconnessi se i soggetti chiave non sono identificati, quindi all’inizio di un progetto è importante identificare gli stakeholder. Guardiamo le nostre due categorie principali, le parti interessate che contribuiscono e le parti interessate che sono colpite, e le interrompe ulteriormente. Lo schema fornisce una panoramica delle parti interessate tipiche

La mappatura degli stakeholder si elabora attraverso workshop partecipativi. La modalità è  quella tipica che prevede uno o più gruppi da 5/8 partecipanti che lavorano facilitati attraverso canvas e post it.

I partecipanti sono invitati a elencare liberamente tutti i possibili stakeholder da includere nel progetto. Ogni stakeholder viene riportato su post it, organizzati in cluster e sotto cluster. Ad ogni stakeholder i partecipanti sono chiamati a formulare una frase tipo, un pensiero ricorrente o una opinione che li connoti.

2.Analizzare. Il passo successivo è l’analisi degli stakeholder. Ciò comporta definire i ruoli e le aspettative dei soggetti interessati. Tutte le parti interessate non sono uguali. Alcuni hanno il potenziale per generare un impatto molto maggiore sul progetto rispetto ad altri. In questa fase vengono fatti emergere in maniera partecipativa tutti i possibili profili interessati, questa fase di analisi è molto vicina alla modalità di brainstorming o produzione di idee divergenti. Qui l’importante è produrre i profili che verranno clusterizzati, organizzati e classificati nella fase successiva.

3. Dare priorità. Una volta che si capisce le parti interessate è possibile dare priorità  alle loro esigenze. Classificando gli stakeholder è possibile mapparli meglio e comprendere il livello e la tipologia di coinvolgimento. Dare priorità  agli stakeholder significa assegnare ad ogni gruppo un valore, tra i più diffusi e utili per qualsiasi progetto sono:

  • Potere (quale livello di potere hanno? alto, medio, basso)
  • Supporto (quanto sono coinvolti a supportare il progetto? positivo, neutro, negativo)
  • Influenza (che livello di influenza hanno nel progetto? alto e basso)
  • Bisogni (quale tipo di bisogno dimostrano nei confronto del progetto? forte, medio, debole)

Non esiste una rappresentazione unica per mappare gli stakeholder, esistono diversi modelli di visualizzazione che aiutano ad organizzare e dare priorità  alla tipologie di persone da coinvolgere nella progettazione.

4. Coinvolgere. La fase finale è il processo in cui si coinvolgono direttamente gli stakeholder per ottenere sostegno e condivisione. Questo costituisce la base del nostro piano di sviluppo delle fasi successive.

I modelli di visualizzazione

Non esiste un modello univoco di rappresentazione della mappe degli stakeholder, come per tutte le mappe in ambito UX ne esistono differenti legate alle differenti esigenze del progetto e ai differenti modi di coinvolgimento e realizzazione insieme al team.
Vediamo i più diffusi.

Modello di Venn

Il modello più noto e diffuso è quello a cerchi concentrici dentro i quali inserire i target, al centro ci sono gli stakeholder interni e poi  via via quelli più esterni. Questo tipo di modello è molto utilizzato nei workshop partecipativi dove le persone collaborano a costruire la mappa attraverso post it con il proprio contributo e il facilitatore che ne fornisce la collocazione in grandi mappe.

stakeholder modello di Venn

La mappa degli stakeholder attraverso il diagramma di Venn

Modello a matrice

Un altro modello è quello a matrice 2 x 2. I valori che vengono incrociati sono:

  • potere (decisionale, di influenza)
  • interesse nel prodotto/servizio/processo.

Anche in questo caso vengono posizionati i post it con il nome dei singoli stakeholder. Il team valuta in maniera partecipativa quanto lo specifico target è interessato o ha potere sul progetto posizionandolo nel riquadro più adeguato.
I quattro riquadri rappresentano differenti livelli di relazione delle persone con il progetto, a secondo del riquadro assumono un profilo-tipo:

    • se il potere alto e l’interesse alto = vengono definiti  PROMOTORI
    • se il potere alto e l’interesse basso = vengono definiti LATENTI
    • se il potere basso e l’interesse alto = DIFENSORI
    • se il potere basso e l’interesse basso = APATICI.
mappa stakeholder - modello matrice

La mappa degli stakeholder in formato matrice 2 x 2

Ogni tipologia ha un diverso livello di coinvolgimento che deve essere valutato insieme al team. I promotori sono necessari da coinvolgere ma per qualche motivo potrebbe essere necessario approfondire se e come coinvolgere anche gli stakeholder più difficili: gli apatici.

Hub & spoke

Un altro modo diffuso per rappresentare la mappa degli stakeholder è quello della raggiera (hub & spoke) dove al centro c’è  l’oggetto o il target-chiave e intorno l’ecosistema umano interessato a vario livello al progetto.
La relazione tra i vari nodi del sistema viene dato da elementi visuali come:

    • linee. Si differenziano se continue, tratteggiate o più marcate a secondo del tipo di relazione
    • colori. A secondo della tipologia di target i cerchi vengono colorati in maniera diversa
    • grandezza. A secondo della tipologia di target i cerchi possono avere grandezze diverse.
mappa stakeholder - hub & spoke

La mappa degli stakeholder in formato raggiera (hub and spoke)

 

Conclusioni

La mappa degli stakeholder è uno dei molti strumenti partecipativi dello human centered design. Le attività  di mappatura sono fondamentali per comprendere il contesto, le relazioni e le dinamiche interne al progetto. In particolare quella degli stakeholder aiuta ad individuare in maniera partecipata tutti coloro che devono essere necessariamente coinvolti.

Elaborarle non è difficile, ma bisogna seguire gli step corretti e saper gestire i workshop collaborativi. Il resto è lasciato alle capacità del designer senza limiti nella scelta della rappresentazione visuale e nelle modalità  di condivisione.

Riferimenti

Stakeholder mapping and management is key to successful project management

Stakeholder analisys

Practical tools to connect people


 

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