Una sessione di facilitazione che funziona si basa sulla capacità di liberare l’intelligenza collettiva di un gruppo. Per raggiungere questo obiettivo, ogni fase della sessione ha un ruolo cruciale, ma l’apertura riveste un’importanza fondamentale. La scelta di un icebreaker o di un warm-up non è mai casuale: deve essere accuratamente studiata per allinearsi ai bisogni specifici delle persone e allo scenario della sessione.
Se scelti con cura, questi strumenti iniziali possono trasformare partecipanti esitanti in contributori attivi, plasmare pensieri frammentati in strategie chiare e rendere persino le discussioni più complesse produttive e stimolanti, influenzando positivamente l’esito finale dell’incontro.
Partendo dal lavoro di Seeds for Change, associazione britannica di attivisti per il cambiamento, ti propongo qualche spunto di riflessione per mappare le differenti situazioni che potrai incontrare: dal rompere il ghiaccio iniziale tra persone che non si conoscono, all’avviare conversazioni profonde e fino a preparare il terreno per decisioni importanti.
Perché una facilitazione ben orchestrata non si limita a guidare un processo, ma lo eleva ad un livello superiore coinvolgendo davvero tutti.
Allora la prima domanda da porsi si basa su quello che vuoi innescare dal processo (outcome). Che cosa deve accendere, veicolare, mettere in moto l’attività con cui apro? Qui non ambisci ad un risultato concreto che verrà con la sessione di facilitazione, ma a portare le persone nel flusso bilanciando i loro bisogni con l’obiettivo da raggiungere.
Allora vediamo in pratica.
1. C’è bisogno di una piccola scossa?
Il gruppo non è preparato all’incontro e forse per sopravvivere fino al caffè ha bisogno di un piccolo shock. Puoi lavorare sul corpo o portarli su terreni meno comodi su cui interagire. Seed propone:
Shake down 5-4-3-2-1
Per risvegliare il corpo attraverso 5 scuotimenti che scalano via via fino a 1. Si muove:
Braccio destro (5 volte)
Braccio sinistro (5 volte)
Gamba destra (5 volte)
Gamba sinistra (5 volte)
Poi si ripete lo stesso schema con 4 shake, poi con 3, poi 2, poi 1.
La tombola dei presenti
Per incoraggiare le interazioni in modo naturale, senza la pressione del networking forzato. Prepara una griglia (tipo tombola o bingo) con caselle che contengono frasi o caratteristiche personali del tipo:
Hai più di due fratelli
Hai viaggiato in Asia
Ami ballare salsa
Conosci una lingua non europea
Hai un animale domestico
Sei mancino
Sei nato/a in un mese estivo
…ecc.
Ogni partecipante riceve la propria scheda (su carta o digitale) e deve identificare una persona diversa per ogni casella che corrisponda alla descrizione. Ognuno compila le caselle con il nome corrispondente.
Vince (solo se vuoi mantenere l’aspetto competitivo!) chi completa per primo una riga, una colonna o l’intera scheda, ma ricorda, l’obiettivo principale resta la socializzazione, non la vittoria!
Due verità e una menzogna
Le persone raccontano 3 brevi fatti che li riguardano, due sono veri e uno è inventato, gli altri devono dichiarare quale è falso. In genere mette allegria e si scorono cose meno conosciute, scoprire che ho preso la funivia insieme a Sting ha sempre il suo effetto :))
Questi strumenti sono perfetti per sciogliere la tensione iniziale, superare l’imbarazzo e far interagire le persone senza richiedere un grande sforzo emotivo. Ideali per i cali di energia mattutini o post-pranzo. Ma attenzione, come ogni attività, possono esserci delle situazioni dove non è indicata utilizzarla (scopri quando).
2. Quando metà sala è lì solo con il corpo
La distrazione è alta e metà dei partecipanti vorrebbero solo risolvere beghe di lavoro attaccati al pc. In questo caso è inutile alzare il tiro e stressarli con attività dirompenti, meglio accompagnarli attraverso momenti più profondi e tranquillizzanti che non prevedono tecniche ma bensì approcci metodologici:
L’ascolto in duo
Ha un effetto calmante perché più intimo e permette di scaricare in un contesto protetto (tra pari e one to one)
Il bastone della parola
Viene lanciata una discussione dove parla chi ha il bastone in mano gli altri devono ascoltare. A parte la distribuzione della parola il talking stick richiama cerimonie e tempi delle culture indigene, il suo utilizzo ha un immediato potere calmante (provare per credere 🙂
Il giro di parola
Anche questo “speed date” intellettuale ha un potere di aprire ad un tempo e uno spazio diverso dal quotidiano. Permette di estrarre le persone e di posizionarle nel momento collettivo..
Per chi teme le discussioni in grandi gruppi, questi metodi creano un ambiente più sicuro, rafforzano la fiducia e prevengono il monopolio dei soliti oratori.
3. Quando il processo decisionale diventa una psicoterapia collettiva
Succede, e succede spesso, che un incontro diventi il momento di discarica delle frustrazioni personali. Come facilitatore/trice sei lì che assisti impotente ad un passato che torna come un allagamento irrefrenabile. Qualcosa, però, puoi fare: cavalcare l’avanzata delle acque con:
Il termometro
Dare la parola a turno funziona poco se il clima è teso. Puoi prendere in mano la situazione e ripetere o parafrasare le evidenze dichiarate chiedendo il livello di accorso o disaccordo ma senza parole.
Mano alta in alto = sono molto d’accordo / carico / soddisfatto
Mano a metà = così così / neutro / indeciso
Mano bassa o giù = sono in disaccordo / stanco / non convinto
Questa azione crea un colpo d’occhio immediato per il facilitatore e aiuta a decidere se dare la parola, per esempio, a chi è più “in basso” per ascoltare voci critiche o scoraggiate.
Veloce, visivo ed efficiente mantiene il ritmo e permette di riprendere l’agenda.
Punti di priorità
Serve a selezionare o dare priorità a idee, proposte, problemi, soluzioni, valori, azioni che sono molto dibattute.
Si prepara una lista di opzioni da valutare e si rende visibile a tutti.
Ogni partecipante ha un numero fisso di punti (di solito tra 3 e 5) da “spendere”.
Ogni persona “vota” mettendo i propri punti sulle idee che preferisce.
Con uno o più post it lascia un commento scritto che verrà commentato al termine.
Pro e contro
Altrettanto semplice e immediato aiuta i partecipanti a visualizzare le idee emerse e a ragiornarvi sopra in maniera critica.
Si prepara una lista delle idee emerse visibile a tutti.
Ogni partecipanti scrive su post it i punti di forza e le criticità di ogni idea.
A turno si dichiara e si discute quanto scritto individualmente.
Semplice, efficace e riduce al minimo i ripensamenti.
Quando le opinioni divergono, spesso è perché ci sono troppe opzioni sul tavolo. Questi strumenti aiutano a restringere rapidamente le scelte senza dedicare ore a dibattere sul valore dei “sentimenti di tutti”, che contano, certo, ma anche tornare a casa prima di mezzanotte è importante!
4. Quando l’emotività rischia il sopravvento
Ne abbiamo raccontato ampiamente in 33 Funamboliche storie di facilitazione, capita che le emozioni non riescano ad essere arginate. Allora è necessario redistribuire ruoli e compiti per governare la discussione e fare sì che le emozioni del vissuto di ognuno non diventino protagoniste assolute. Come? Attraverso:
Il Fishbowl
Le persone vengono divise e fatte sedere a cerchi concentrici.
Un piccolo gruppo centrale degli esperti dialoga mentre gli altri ascoltano, evitando il caos verbale.
Dopo una prima discussione possono intervenire gli altri anche alternandosi nella seduta centrale.
Le linee di posizione
Viene disegnata con un gesso o tirata con lo scotch di carta una linea sul pavimento della stanza.
Viene lanciato il tema e la prima persona esprime il proprio pensiero e si posiziona lungo la linea.
A turno tutti fanno la stessa cosa rendendo visibili le diverse prospettive e magari osservando che non sono così distanti.
I 6 cappelli per pensare
A volte è necessario staccare l’idea dalla persona che la esprime, è umano giudicare in base all’autore. La tecnica di Edward de Bono aiuta a elaborare un distacco.
Le differenti posizioni espresse dai partecipanti vengono passate al vaglio di 6 angolazioni (6 cappelli di colore diverso):
il cappello blu il facilitatore definisce il focus, spiega il metodo e stabilisce la successione delle fasi (cappelli)
Passaggio al cappello bianco. Si raccolgono dati, fatti concreti, fonti: l’idea è esaminata in termini di evidenze oggettive
Cambio al cappello verde. Si generano idee creative, ampliando e trasformando la proposta originale
Gli altri cappelli (rosso, giallo, nero) seguono in base alla sequenza scelta:
rosso: esprime reazioni emotive personali, senza bisogno di logica
giallo: evidenzia gli aspetti positivi e le opportunità.
nero: analizza i potenziali rischi e criticità
Si chiude con il cappello blu dove si riassumono le conclusioni, si valutano i passi successivi insieme.
5. Quando è il momento di concludere (e serve sintesi, non caos)
Che si fa se l’energia è ancora troppo alta? Si porta le persone ad una fase calante. Bisogna sempre ricordare che le persone mantengono nella memoria la parte finale di un’esperienza e dunque vanno lasciate andare con molta cura.
Come facilitatori/trici possiamo usare:
I takeaway personali
Ogni partecipante condivide un’intuizione chiave emersa dalla sessione. Ancora meglio se ognuno scrive individualmente perché la restituzione è spesso più potente.
Il cerchio di chiusura
Niente slide, solo un momento per riconoscere i contributi di tutti. Questo sarà il termometro di quanto le persone si sono sentite libere e sicure di contribuire con il proprio pensiero.
I biglietti di gratitudine
Ogni partecipante scrive uno o più biglietti di ringraziamento e gratitudine ad altri partecipanti. Sono brevi messaggi sinceri (si spera!) a valle di un momento intenso. Rafforzerà i legami e ti restituirà il clima vissuto.
La facilitazione non significa imporre la partecipazione, ma creare le condizioni ideali per un coinvolgimento autentico. Questo significa valutare attentamente il “campo”, non tutti gli strumenti si adattano a ogni gruppo, ad ogni momento, ma il tuo intuito e la tua esperienza ti aiuteranno a scegliere, a cambiare in corsa, a stravolgere, se necessario, l’agenda per avere davvero tutti a bordo.
Per una panoramica completa di questi strumenti e molti altri scarica le guide di Seeds for Change.