Le intranet e i sistemi di gestione interna alle organizzazioni stanno acquistando sempre maggiore importanza, ma sono spesso sottovalutate nella progettazione che avviene in maniera top down senza tenere in dovuto conto il contributo delle persone che vi interagiranno.
Le organizzazioni sono sistemi sempre più complessi. Le strutture organizzative sulle quali vengono generati i processi sono architetture popolate da scenari sempre più sfaccettati.
Ruoli professionali, processi, task, informazione, motivazione e capacità di collaborazione trovano un punto di convergenza fondamentale nelle piattaforme a disposizione delle persone che contribuiscono a tutto questo: i dipendenti. Chiamiamole intranet, sistemi di conoscenza interni o dashboard abilitanti il risultato non cambia, sono ambienti in grado di comunicare e di far interagire le persone in ambienti definiti dal perimetro aziendale.
Le intranet sono uno strumento potentissimo per veicolare comunicare all’interno delle aziende, ma anche per rappresentare, definire e attuare nuovi modelli organizzativi.
Le intranet sono importantissime per le aziende eppure sono spesso prodotti stantii, poco curati, scarsamente efficaci quasi fossero i parenti poveri degli altri sistemi aziendali digitali.
Allora largo alle intranet e alla loro progettazione curata, fatta con tutti i crismi e i carismi, perché dalla loro efficacia dipende molto del clima e delle performance aziendali.
La metodologia progettuale delle intranet segue ormai da tempo quelli che è l’approccio dello human centered design, ma oggi si riflette anche sul portare dentro alcuni elementi chiave del design thinking.
Lavorare insieme alimenta il senso di appartenenza
Il design thinking è un approccio creativo e collaborativo al problema capace di generare soluzioni nuove e inaspettate. Ideo ha definito gli step e gli strumenti che permettono di attuare in maniera efficace tale processo generativo.
Quali contributi fornisce il design thinking alla progettazione di una intranet?
Ne fornisce diversi come:
- Individuazione del problema
- Definizione dei bisogni chiave del target
- Coinvolgimento radicale delle persone
- Esplorazione dell’estremo
- Ispirazione dall’analogo
- Alternanza divergenza e convergenza
- Presentazione e condivisione delle idee
- Costruzione di artefatti.
Individuare il problema significa lavorare sugli obiettivi reali del progetto, identificando gli ostacoli impediscono la fattibilità di quanto auspicato. Il design thinking aiuta a far emergere il problema reale su cui si deve incentrare il processo generativo, permettendo al team di concentrarsi su questo e non sul brief iniziale.
Individuare il problema o reframing the challenge
Definire i bisogni delle persone significa contribuire a delineare il perimetro della intranet affinché possa essere uno strumento utile ed efficace per chi vi lavora
Coinvolgere le persone significa abbattere i silos interni alle aziende permettendo a tutti di contribuire al prodotto comune. Il design thinking parte dal presupposto che tutti sono portatori di valori e tutti devono contribuire a costruire quello che utilizzeranno. In altri termini: l’intelligenza e la creatività diventano collettive mentre il designer si trasforma in un facilitatore del processo generativo.
Coinvolgere e sollecitare la collaborazione
Esplorare l’estremo significa lavorare con persone e scenari meno scontati. Gli utenti estremi sono coloro che utilizzano oggi la intranet in maniera intensiva e interattiva o coloro che non vi accedono. L’estremo può aprire a soluzioni nuove e imprevedibili.
Ispirarsi dall’analogo significa invitare la progettazione ad uscire dagli schemi classici per portarla su terreni analoghi ma differenti. L’obiettivo è sempre quello di analizzare idee e ipotesi fuori dal perimetro predefinito di una intranet tradizionale.
Alternare divergenza e convergenza significa avere in maniera continuativa momenti di produzione intensiva di idee, ma anche di soluzioni, dati, insight e momenti in questa produzione viene setacciata e raffinata. L’alternanza ha l’obiettivo di esplorare soluzioni e idee nuove e distruttive rispetto allo status quo.
Divergenza e convergenza nel design thinking
Presentare ribadisce l’idea di mostrare, confrontarsi e condividere per far sentire tutti coinvolti e responsabilizzati al progetto. La intranet non è il progetto di un gruppo, un’area o una persona è il progetto di tutti.
Presentare per condividere
Costruire artefatti significa rendere le idee tangibili affinché tutti possano comprenderle e valutarle. Ma anche perché gli artefatti aiutano a comprendere i limiti e le difficoltà da risolvere, senza che diventino visibili all’ultimo.
Elaborare artefatti
Il design thinking si presta a ripensare modelli e strutture esistenti, chiuse, interne che si prestano più difficilmente al cambiamento e all’innovazione.
Un approccio centrato sulle persone richiede professionalità e strumenti, non si improvvisa.
Giacomo Mason che ne è un esperto propone continui stimoli a riguardo e numerosi prodotti da scaricare gratuitamente.
Infine chi ha voglia di sperimentare in prima persona l’applicazione del design thinking nei processi delle intranet può farlo insieme a me alla prima edizione del Intranet Italia Day che si terrà a Milano il 4 ottobre.
Iscrivetevi (Early bird entro giugno)
Allora happy intranet design thinking a tutti!