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Ogni meeting è una storia

Photo by artem-podrez per Pexels

Boh, WOW puff, yeah, ZZZZ, che esperienza offrono i meeting che organizzate?
Quanto sono progettati e che forma prendono ogni volta? Lo supponete o lo sapete con certezza?
Perché ogni meeting è una storia con un suo peso specifico.

Tutto si potrà dire di questi ultimi 2 anni tranne che siano stati improduttivi. È vero, per molti il lavoro è rallentato, per altri si è dovuto fermare, per altri ancora è diventato frenetico, ma tutti abbiamo sentito la necessità di re-imparare a nuotare.

L’incognita della situazione e l’avvicendarsi degli eventi ha messo a dura prova la nostra resilienza e la nostra capacità di adattamento. Ciò non toglie che c’è la possibilità di vedere, se non il lato positivo, almeno quello pratico delle nuove azioni messe in atto.

Allora vi racconto cosa ho capito dalla mia personale esperienza di lavoro con le persone a distanza. Lavorare in remoto apre a possibilità prima impensabili: in tempi minimi si organizzano riunioni e ci si assicura la presenza di persone raramente disponibili. 

La formazione permette di raggiungere partecipanti ovunque in maniera sincrona e diretta rendendo tutto molto veloce, inclusivo e sfidante.

Fin qui la parte favolosa della nostra breve storia, poi però subentra dura realtà fatta di affaticamento digitale, sovraccarico informativo, tempi e modi del confronto in remoto. Tutti noi siamo stanchi del video, facciamo fatica a capire come e quando interloquire durante i meeting online (specie quando iper popolati), ci parliamo addosso, non accendiamo più le telecamere, abbiamo l’unico auspicio che non vada oltre i tempi preventivati.

Allora ho imparato che ci sono alcune cose che si possono fare per alleggerire il carico. Primo tra tutte trasformare le riunioni in esperienze sorprendenti a rilascio lento attraverso un prima, un durante e un dopo.

Le riunioni in remoto richiedono uno sforzo maggiore per chi le organizza attraverso una progettazione accurata in stile event planner. Se non lasciamo nulla al caso e immaginiamo cosa far vivere ai partecipanti stiamo progettando per micro momenti che iniziano prima dell’incontro e possono continuare felicemente dopo. 

Allora, il primo step è definire in frasi brevi cosa vogliamo ottenere dall’incontro, in che modo pensiamo di gestire l’incontro e per quale tipo di persone.

La value proposition

Ecco un esempio di value proposition di un meeting tipo.

L’incontro ha come obiettivo presentare i risultati della ricerca al team interno

Vogliamo farlo in maniera poco istituzionale, creativa e interattiva.

Il team interno si aspetta una riunione di tipo tradizionale ed è piuttosto formale. Intendiamo sorprenderli, ma non scioccarli.

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Destinatari

Chi invitare è lo step successivo: parterre ampio o team ristretto? Dipende da cosa vogliamo ottenere. Riprendiamo la value proposition che supporterà la decisione. A quel punto un check delle agende dei partecipanti è un passaggio necessario.

Stabilito questo non ci resta che progettare momento per momento cosa deve accadere.

L’incontro deve avere un suo ritmo, e questo dipende dallo scenario e dagli attori, e un alternarsi continuo di momenti differenti che mantengano il focus sull’obiettivo e permettano alle persone di tenere alta l’attenzione. 

Ecco un esempio.

Agenda del giorno

9.00-9.05 apertura lavori

9.05-9.10 attesa ritardatari

9.10-9.15 benvenuto e obiettivi dell’incontro

9.25-9.35 icebreaking

9.35-9.40 regole di ingaggio della riunione

9.40-10.00 1. attività core (es. presentazione risultati, attività collaborativa, discussione, etc.)

10.00-10.20 raccolta feedback (sulla base delle regole)

10.20-10.30 harvesting

10.30-10.35 conclusioni e saluti

10.35-10.45 tempo di tolleranza.

Se siete da soli sarete voi a dirigere e dare vita ai vari micro momenti se invece il vostro è un lavoro in team allora ognuno avrà il suo ruolo e compiti ben precisi.

Ogni meeting dal più semplice a quello che prevede attività e lavori in sotto gruppi richiede una regia. 

Il facilitatore

Definire i ruoli è lo step successivo. Siete soli o siete un team? Perché questo cambia le regole della scena. In entrambi i casi mettere in pratica alcune tecniche di facilitazione aiuta moltissimo nella riuscita.

La figura di un facilitatore rende l’esperienza di condivisione più fluida e sotto controllo. La facilitazione, sempre, più richiesta, come designer rappresenta quel quid in grado di accompagnare il gruppo verso l’obiettivo superando gli ostacoli sul cammino. Il facilitatore sa tenere ritmo, armonia ed energia del gruppo prevenendo, o gestendo, le frizioni. 

Tecnicamente ha un ruolo super partes, o percepito come tale, che semplifica lo svolgersi dell’evento. Se nel team c’è più di un designer ci si può facilmente alternare nella conduzione della riunione nei ruoli di facilitatore e di amministratore dei dati.

La struttura e la sequenza prende forma sugli obiettivi, sui partecipanti e sugli output che dobbiamo raggiungere. Ogni riunione, ogni realtà è un momento unico da progettare con cura e attenzione.

L’invito

Queste verranno percepite nel modo in cui le persone saranno coinvolte e invitate all’incontro. Avere contezza del clima e della libertà delle persone di aderire all’invito è un fattore chiave nella gestione successiva. La mail di invito a partecipare deve essere breve, chiarissima e coinvolgente. In questo invito è preferibile non aggiungere altro se non il messaggio del perché stiamo invitando la persona, quando avverrà l’incontro e con quale obiettivo.

Possiamo poi inserire due supporti:

  • un breve messaggio motivante
  • un lavoro di preparazione (pre-work).

Il messaggio sottolineerà l’importanza del contributo dello specifico destinatario. Proviamo a valorizzare ed esaltare l’unicità di ognuno, inserendo nell’invito un piccolo dono, qualcosa di inaspettato o che solletichi la sua curiosità: una parola, una call to action, una domanda, il suo nome di battesimo, un emoticon permetteranno di aprire un piccolo varco nel traffico della mail. A quel punto, dopo che lo avrete annunciato potete inviare il necessario Calendar che i partecipanti accetteranno e voi ne avrete conferma.

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Ecco un esempio di messaggio.

Oggetto: Presentazione risultati della ricerca: lunedì 10 gennaio sarai con noi? 

Ciao Carlo,

come team di progetto vorremmo condividere con te i risultati della ricerca condotta sui clienti. È stata un’avventura immersiva intensa dove sono emersi molti elementi inaspettati.

Vorremmo condividerli con te lunedì 10 dalle 11.00 alle 12.00 per conoscere il tuo punto di vista.
Durante l’incontro ci sarà una piccola sorpresa che ti illustreremo durante lo svolgimento.

Ti invieremo un invito a breve che ti chiedo di accettare.

Se vorrai essere dei nostri ti aspettiamo puntuale 🙂

Cristina e resto del team

Pre work

Possiamo poi dare ulteriore energia alle nostre riunioni permettendo alle persone di arrivare davvero preparate all’incontro. È nostro compito creare un ambiente sicuro dove le persone si sentono libere di contribuire. Tali ambienti sono quelli dove sono esclusi caos e incertezza, dove tutti sentono di poter restituire il loro. Questo significa anche coltivare lo spazio e la possibilità di fare crescere capacità e fiducia creativa nell’affrontare e risolvere i problemi.

Tutto questo richiede una fase che precede l’incontro dove alle persone viene assegnato un compito da fare individualmente. Può trattarsi di una breve lettura come nell’esempio precedente sulla metodologia adottata, si possono scegliere un articolo o un video che aiutino le persone a costruire lo scenario sul quale verranno chiamate ad esprimersi. 

Esempio di pre works tramite template

In alternativa i partecipanti possono essere coinvolti in maniera più personale e interattiva attraverso la restituzione della loro visione, del loro punto di vista, del loro contributo più radicale e profondo. Come? Attraverso canvas e template progettati ad hoc dove chiediamo risposte creative e ispirate, che accompagnano riflessioni personali raramente banali. Questo approccio responsabilizza le persone al successivo incontro dove non saranno mai meri ascoltatori.

I loro contributi permetteranno di rompere il ghiaccio e accompagnare i partecipanti nell’esperienza che abbiamo preparato per loro. Il prework non deve essere necessariamente correlato con gli argomenti e i temi del meeting, ma ha come obiettivo quello di aprire mente, cuore e azione al confronto creativo. La conoscenza e l’apprendimento in funzione di un’apertura al nuovo con occhi freschi.

Utilizzeremo visioni, riflessioni, insight durante la riunione mostrando di aver ascoltato e metabolizzato le parole di ognuno.

Dopo l’incontro

Durante il meeting annunceremo cosa accadrà dopo. Le persone riceveranno i documenti condivisi attraverso una mail che li ringrazia della partecipazione. Ribadiremo che possono contribuire e rispondere con dei tempi prestabiliti.

Per il resto ci prepareremo all’incontro successivo con un team positivo e preparato al nuovo modo di lavorare.

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