Quando si lavora con i gruppi di persone una delle difficoltà principali sta nel riuscire a bilanciare libertà di scelta/valutazione del singolo individuo con la necessità di chi progetta ad avere risultati significativi e omogenei.
Nel nostro paese le tecniche brainstorming e di codesign sono poco diffuse mentre sono largamente applicate in tutti quei paesi che hanno fatto dello human centered design un metodo di progettazione in tutti i settori.
Progettare insieme alle persone (utenti finali, team, stakeholder, clienti) non è semplice perchè bisogna imparare a gestire tecniche di codesign e dinamiche di gruppo. Se le persone vengono lasciate troppo libere si rischia di non centrare l’obiettivo e di doverle riportare continuamento sul focus delle sessione. Al contrario se l’esercizio è troppo guidato si rischia di perdere la spontaneità e la freschezza creativa degli individui, ottenendo solo una conferma dei risultati attesi.
La soluzione è a metà e molto sta al ruolo del facilitatore. L’applicazione di alcuni metodi come il KJ method ci aiutano a risparmiare risorse (tempo, denaro, fatica, etc.) essendo queste sempre più limitate.
Il KJ method, anche conosciuto come diagramma di affinità, prende il nome dal suo inventore Jiro Kawakita che negli anni ’60 focalizzò la sua ricerca sugli esercizi di gruppo per un veloce raggiungimento del consenso. Il KJ è un metodo di brainstorming che guida le persone ad elaborare categorizzazioni di elementi come obiettivi, difficoltà, servizi, etc.
Il KJ può essere applicato in più gruppi simultaneamente in modo da vedere confermati i risultati che si rivelano quasi sempre allineati. Oltre a stabilire una scala di priorità è anche molto utile per scremare elementi inutili o superflui ai fini della ricerca.
Cosa serve
Serve un gruppo di 10/15 persone a disposizione per 2/3 ore. Un ambiente spazioso con 2 pareti libere o due tavoli spaziosi, post it di tre differenti colori, fogli per appunti e penne. È necessaria la presenza di un facilitatore e di un assistente e di una lavagna sulla quale elaborare i risultati.
Come si svolge
Mettiamo il caso di dover stabilire gli obiettivi principali di un portale di una pubblica amministrazione e di volerlo stabilire insieme agli utenti finali e agli stakeholder.
Nel primo step pianifichiamo l’esercizio elaborando alcune domande chiave:
- chi sono i nostri utenti?
- di quali funzionalità hanno bisogno?
- quali sono gli obiettivi che si pongono quando visitano la nostra applicazione (sito, app, software)?
- quali sono gli elementi su cui puntare all’interno dell’applicazione?
Queste sono le domande che sottoporremo una per volta ai gruppi per stabilire un range di risposte. Iniziate la sessione di KJ introducendo l’esercizio alle persone, spiegando l’attività che svolgeranno, sottolineando che non si tratta di un esame e invitandole a sottoporvi dubbi o chiarimenti.
Il facilitatore lancia la domanda chiave: ogni partecipante del gruppo deve scrivere la sua risposta sul post it giallo e appenderlo sulla parete o posizionarlo sul tavolo. Una volta completate la risposte, il facilitatore raggruppa le risposte per similitudine o sottocategorizzazione. In questa fase non c’è discussione con il gruppo, il lavoro viene condotto dal facilitatore che può far partecipi le persone, ma senza cercare il confronto.
Raggruppati i post it si chiede alle persone di dare un nome ad ogni gruppo che verrà scritto su un post it di colore diverso. Anche in questo momento il ruolo del facilitatore è chiave: senza forzare i partecipanti deve assicurare uno svolgimento fluido dell’esercizio. Se l’indecisione sulla macrocategoria è grande si può invitare le persone a mantenerne due oppure se due macrocategorie sono molto simili si può suggerire ai partecipanti di accorparle o almento di rifletterci sopra.
Una volta stabiliti gruppi e macrocategorie viene chiesto ai partecipanti di appuntare su un foglio quelli che secondo loro sono i tre gruppi più importanti. In questo momento il facilitatore ricorda al gruppo dei partecipanti la domanda dalla quale si è partiti, in modo da mantenere il focus sull’obiettivo iniziale.
Ogni persona deve riportare il proprio voto aggiungendo un post it arancione accanto ad ognuno dei tre gruppi prescelti.
Le tre voci che raggiungono più voti sono quelle che rispondono alla domanda iniziale elaborate attraverso un mix di dinamiche di gruppo e consenso collettivo.
Lo stesso esercizio, con identici obiettivi, può essere ripetuto più volte con differenti gruppi, quanto più il risultato sarà simile nelle varie sessioni tanto più sicuri saremo nel perseguire la strada indicata.
Dai risultati del KJ partono la fasi di ideazione e di progettazione, ma questa è tutta un’altra storia….