La collaborazione a distanza richiede tempo, attenzione, ma soprattutto una indispensabile progettazione a priori. Allora vediamo come attuarla in pratica.
Fino a febbraio 2020 ci siamo incontrati. Incontrati per confrontarci, per decidere insieme, per scegliere quali soluzioni percorrere per affrontare de visu progetti e problemi grandi e piccoli. Era più facile rispetto a quello che facciamo oggi in remoto? Non sempre, e vi spiego perché.
Guardarsi negli occhi e lavorare insieme presenta una potente capacità relazionale: ci capiamo, le cose le vediamo, le percepiamo al volo. Per certi versi più semplice perché siamo abituati così. Di contro, però, in passato siamo stati tutti più dissipatori di tempo e di attenzione, coscienti del fatto che potevamo anche permetterci il superfluo.
Le nostre riunioni, i nostri incontri prima del Covid, potevano permettersi il lusso di spaziare, di perdersi in parole, di girovagare intorno ai temi da affrontare e risolvere.
Oggi però qualcosa è cambiato, forse per sempre: il confronto e la collaborazione a distanza ci impongono altri ritmi.
Nel confronto in remoto la distrazione diventa un lusso: c’è bisogno di concretezza, di risparmio di tempo e di energie, di obiettivi e risultati più visibili.
Lavorare a distanza ha cancellato quell’allegra indisciplina che ci contraddistingue come popolo e ci ha imposto regole e schemi nuovi. In questo nuovo framework le parole d’ordine diventano quelle in grado di focalizzare le attività attraverso il risparmio dello sforzo che dobbiamo necessariamente impiegare.
Questo vale per qualsiasi attività professionale a distanza, ma più che mai per il lavoro collaborativo.
Le attività collaborative, quelle in cui le persone si impegnano a costruire delle cose richiedono focus, attenzione e programmazione. Quello che fino a ieri potevamo improvvisare o valutare in corsa non può più essere tale. Il tempo a disposizione, l’attenzione faticosa, la comunicazione mediata chiedono la progettazione capillare e instancabile di qualsiasi incontro professionale.
Partire dai perché
Progettare un incontro, un meeting, una riunione o una sessione collaborativa significa evidenziarne le motivazioni profonde.
Per prima cosa bisogna definire da subito l’obiettivo del workshop/incontro: che cosa vogliamo ottenere? Che cosa desideriamo portare a casa al termine dell’incontro? Vogliamo che le persone approvino cosa mostreremo e contribuiscano o saranno loro a creare il contenuto del meeting?
Questo aspetto aiuterà a valutare lo slot temporale necessario e il tipo di interazione.
Una volta definito l’obiettivo e definito lo slot temporale orientativo dell’incontro è necessario valutare il numero di persone che parteciperanno e la loro interazione.
Con 2 / 3 persone potremmo non avere necessità di nessuno strumento se non la piattaforma di videochiamata. Intendo dire che se siamo dei bravi narratori potrebbe bastare quello. La scaletta però va prevista. Introduzione, condivisione del materiale (presentazione, esempi, etc.), domande, approfondimenti, spiegazioni specifiche vanno progettati. Spacchettiamo quanto più possibile: ogni slot non superiore ai 20 minuti perché si instauri da subito un’equilibrata alternanza dei momenti della narrazione. È necessario stabilire da subito se i partecipanti possano interrompere o se si preferisca lasciare le domande al termine dello slot. Dichiariamo dall’inizio le regole della riunione, quello che potrebbe suonare un po’ militaresco in realtà rassicura i partecipanti che comprenderanno cosa si può fare, cosa accadrà e come.
Accanto ai documenti che presentiamo o spieghiamo possiamo poi predisporre una lavagna bianca sulla quale, via via o al termine di ogni slot, appunteremo le parole chiave del percorso.
La tecnologia a supporto è l’ultima cosa. Prima dobbiamo decidere quale è l’obiettivo per il quale le persone sono lì, che cosa vogliamo ottenere in quelle 2 ore, chi sono le persone e quante sono, che tipo di interazione fargli vivere, i materiali, le piattaforme e il nostro ruolo.
Definire la vostra domanda-sfida
Perché stiamo incontrando queste persone: vogliamo che scelgano tra una serie di elementi predefiniti o li devono costruire insieme? Devono votare, dare qualche priorità o collaborare per creare? Lo faranno ex novo o su cose pre lavorate?
Pre lavorato o ex novo è un aspetto decisivo, le risposte a queste domande definiranno infatti gli step successivi. Ad esempio: scegliere/votare/selezionare/prioritizzare da una lista è possibile farlo anche tramite un gruppo unico. Sarà necessaria una buona facilitazione e regole chiare ma reggerà bene anche la presenza in remoto di 20 partecipanti.
Si possono condurre workshop in forma mista dove i partecipanti assegnano un valore ad una lista di voci/simboli e in seconda battuta spiegano il perché della loro scelta tramite post it virtuali.
Questo è il caso in cui si utilizzano le piattaforme online di collaborazione, corredate da liste predefinite di contenuto, sistemi di votazione e post it virtuali, istruzioni comprese.
Quante persone partecipano?
Quando coinvolgiamo le persone in attività più complesse dobbiamo progettare per esperienze diverse da quelle precedenti.
Il primo step da stabilire se i partecipanti sono avvezzi a questo tipo di attività oppure se è la loro prima volta. Se le persone non hanno mai partecipato ad una sessione collaborativa, né dal vivo né online, non è consigliabile essere troppo numerosi né offrire interazioni complesse. Tutto deve essere offerto in una forma semplice (che non significa banale) e lineare. Le persone di fronte ad una cosa nuova hanno sempre ansia da prestazione, mitighiamola eliminando lo sforzo cognitivo di capire cosa ci si aspetta da loro. In altri termini le attività che offriremo saranno basiche, accompagnate nel percorso e visive.
Vediamo le strutture dei workshop e come possono cambiare in base al numero dei partecipanti.
Fare interagire meno di 5 persone
Cinque persone possono interagire direttamente su lavagne e canvas virtuali. Accompagneremo l’interazione con spiegazioni continue e accurate, illustreremo cosa e come dovranno fare, daremo tempi e supervisioneremo via via il contributo di tutti nel mentre. È importante tenere conto che ciò che prima avveniva in 60 minuti ora in remoto richiederà il doppio del tempo. Teniamoci molto larghi sui tempi, meglio finire prima che sforare i tempi del workshop.
Fare interagire meno di 10 persone
Anche qui potremmo utilizzare lavagna/canvas unici come nel caso precedente, ma l’interazione sincrona di 10 persone potrebbe condurre al caos. I partecipanti sono chiamati a scrivere con carta e penna dalla propria postazione il contributo che dichiareranno via via al facilitatore che, a sua volta, scriverà il post it posizionandolo nel canvas. Anche in questo caso forniremo chiare istruzioni verbali nel momento iniziale.
Le persone amano contribuire direttamente, l’opzione mediata, dove a scrivere è il facilitatore, indebolisce un po’ la spinta collaborativa, ma permette al facilitatore un maggiore controllo degli eventi e dei contributi.
Fare interagire 20 persone e oltre
Quando le persone sono più di 10 non possono lavorare insieme su un’unica lavagna, allora abbiamo due opzioni:
- workshop in sequenza: dividendo i partecipanti in tante piccole sessioni sequenziali che contribuiranno come nei modelli precedenti
- workshop in simultanea: facendo lavorare i partecipanti in “stanze” parallele simultanee in maniera autonoma.
Ne primo caso dobbiamo: creare un timesheet degli incontri e delle persone, replicare i canvas nel numero delle sessioni, e facilitare un incontro alla volta.
Nel secondo caso è necessaria maggiore organizzazione. A parte predisporre un canvas per ogni gruppo sulla piattaforma collaborativa è necessario creare delle stanze (ambienti chiusi ai soli membri del gruppo) anche nella piattaforma di call conference. Questo perché dopo aver accolto tutti i partecipanti insieme questi dovranno potersi dividere in micro gruppi, parlarsi e lavorare solo tra di loro. Al termine poi del lavoro di ogni micro gruppo ci si ricompatta in una sezione plenaria dove il facilitatore riprende il controllo plenario per condividere gli elaborati.
Le stanze simultanee richiedono sforzo ed esperienza da parte del facilitatore perché il rischio di autarchia e allegra deriva da parte del gruppo è sempre in agguato. Il facilitatore deve infatti entrare ed uscire dalle differenti stanze come lo farebbe tra i tavoli in un unico ambiente fisico. Il facilitatore mentre aiuta il gruppo a procedere in maniera fluida deve via via registrare quanto emerge da ogni singolo team. Non è facile ed è consigliabile non essere da soli quando il numero di partecipanti supera le 10 persone.
Più numerose sono le persone maggiore il tempo necessario. Anche se le sessioni sono in simultanea è necessario tenere conto che ogni gruppo ha una propria modalità di reazione/interazione, ci sono gli sprinter e quelli a carburazione lenta, poi ci sono i gruppi “mud” quelli che si impantanano su tutto e richiedono la nostra continua presenza.
Nello scenario dei gruppi che lavorano singolarmente l’attività deve essere semplice, le attività più complesse le riserveremo in sessioni guidate con la presenza continua del facilitatore
Nei gruppi in simultanea è auspicabile spiegare l’attività in sessione plenaria con degli esempi concreti, dare poche regole molto precise, poi in ogni stanza i partecipanti ritroveranno le istruzioni su cosa e come fare.
I materiali
Stabiliti gli obiettivi, il numero di persone e quindi la struttura del workshop possiamo lavorare sui materiali che permetteranno la collaborazione. Dobbiamo predisporre i seguenti materiali:
- schema del workshop
- lista dei materiali
- canvas e template
- istruzioni
- guida del workshop
- informazioni pre-lavorate
- comunicazioni di invito, ingaggio e ringraziamento.
Lo schema del workshop
È una scheda più o meno struttura di ciò che avverrà minuto per minuto. La scheda ci permetterà di condividere la proposta dettagliata con chiunque sia coinvolto a vario titolo (cofacilitatori, partner, responsabili del progetto). Sulla scheda riportiamo la descrizione della sessione e lo slot temporale di ogni singola azione. Nello schema possiamo già segnalare chi si occuperà di cosa e gli eventuali punti di attenzione.
Ricordiamo che l’attività del gruppo deve essere preceduta sempre da introduzione, spiegazione e istruzioni e seguita da una condivisione degli elaborati e un momento di sintesi e lettura trasversale delle opportunità emerse.
Lista dei materiali
Prima di avviare la progettazione operativa è fondamentale predisporre una checklist di tutte le cose che serviranno. Alcune cose potranno essere elaborate direttamente da noi (es. template/lavagna o la lista delle parole) ma altre potrebbero essere richieste preventivamente ai partecipanti.
Per ottimizzare i tempi di codesign possiamo infatti richiedere ai partecipanti di fornire in anticipo informazioni o il loro punto di vista sul tema. Possiamo predisporre format e modelli che facilitino la raccolta e la restituzione a distanza (io utilizzo un ppt con delle domande e dei finti post it). Nello stesso modo possiamo anche chiedere di inviare foto e immagini che i partecipati ritroveranno sulla lavagna del workshop.
Canvas e template
Nelle sessioni partecipative è fondamentale offrire ai partecipanti uno spazio collaborativo, un perimetro definito di informazioni visive e testuali. Psicologicamente le persone si sentono più sicure rispetto alla lavagna bianca dunque suggerisco sempre di definire anche solo con un rettangolo lo spazio nel quale sono chiamate ad interagire.
Nelle piattaforme collaborative i canvas predefiniti sono moltissimi, è possibili personalizzarli e inserire tutto ciò che faciliti visivamente il lavoro dei partecipanti. Si può importare template visuali oppure si può costruire da zero il proprio canvas ad hoc. Le opportunità sono moltissime.
Se lavoriamo su più stanze dobbiamo replicare lo stesso template per i differenti gruppi preoccupandoci di numerare o titolare diversamente ogni lavagna-template.
Istruzioni
Scriveremo le istruzioni per noi stessi, per i nostri collaboratori e per i responsabili del progetto. Le istruzioni servono ad assicurarci la spiegazione più efficace per il lavoro che realizzeranno le persone. Le istruzioni le riporteremo nello spazio dedicato all’interno della piattaforma quando i gruppi sono numerosi e si troveranno ad interagire anche da soli senza cioè la presenza costante di un facilitatore.
Guida del workshop
La guida del workshop è il copione che ci troveremo a inscenare durante la sessione come facilitatori. Ci aiuterà come promemoria di momenti e dettagli importanti e ad avere sempre un canovaccio sotto gli occhi qualunque cosa succeda, anche una sostituzione dell’ultimo minuto del nostro ruolo di facilitatori.
Informazioni pre-lavorate
Abbiamo accennato al fatto che molte informazioni possono essere chieste ed elaborate dai partecipanti a ridosso della sessione. Qui è fondamentale il controllo dei tempi di restituzione.
Il contributo non può essere chiesto né troppo prima né troppo a ridosso, deve essere richiesto in maniera semplice e inequivocabile facilitando il partecipante nella restituzione (es. invio mail, caricamento su Dropbox, su Drive, etc.). Tutte le informazioni che arriveranno dovranno poi essere tradotte in un modello organizzato su cui i partecipanti potranno costruire nuove informazioni.
Invito, ingaggio e ringraziamento
La comunicazione ha un ruolo essenziale nei workshop a distanza. Anche la comunicazione va progettata, le persone vanno coinvolte nel modo giusto e con le parole giuste inviate dalle persone più indicate. Lasciare al caso l’invito o redigerlo in maniera sciatta e casuale rappresenta un rischio. Stiamo chiedendo alle persone di portare del loro, un regalo prezioso che va adeguatamente valorizzato.
Anche al termine del lavoro le persone dovranno sapere quando e come riceveranno il risultato. Questo deve essere fatto a stretto giro in modo che l’entusiasmo, la spinta e lo sforzo collettivo non sia mai reso vano.
La tecnologia
Abbiamo detto all’inizio come la scelta tecnologica sia l’ultimo step. In remoto abbiamo bisogno di una piattaforma di conference come Zoom, Meet, Gotomeeting o Skype. Sono tutte molto valide, la possibilità di aprire differenti stanze per i sotto gruppi, nel nostro caso, può rappresentare la differenza. Potremmo avere bisogno di una piattaforma di condivisione di informazioni e materiali come Slack, Trello, Asana o più basiche come Dropbox o Drive.
Poi ci sono la scelta della piattaforma collaborativa, molte permettono di lavorare anche su mobile e di creare ambienti per fare lavorare più gruppi in parallelo.
- MURAL
- Miro
- Stormboard
- IPEVO Annotator
- Limnu
- InVision Freehand
- AWW
- Sketchboard
- Conceptboard
- Explain Everything
- Whiteboard Fox
Quasi tutte hanno una versione gratuita e una a pagamento con maggiori funzioni. Potete approfondire l’offerta di ognuna nell’articolo di Maria Myre The 11 best online Writeboard.
Queste sono solo alcune degli elementi chiave che bisogna progettare prima della collaborazione effettiva. Il workshop, in remoto o in presenza, non si esaurisce nel momento del codesign che invece è solo l’acme di un precedente lavoro di accurata progettazione.
La riuscita del workshop è qui, nel design che faremo a priori, se questo infatti è in grado di mettere a fuoco i reali obiettivi e tenere sempre a mente chi sono le persone coinvolte, tenere conto di ogni minimo dettaglio allora il risultato apparirà meno imprevedibile e il lavoro di tutti più fluido e positivo.
Molte delle cose affrontate in Radical Collaboration possono essere adattate e applicate nelle esperienze in remoto che vorrete creare. A parte le differenze operative per entrambe le versioni, in presenza e in remoto, il successo della vostra sessione collaborativa dipende dalla progettazione che la realizzerà. La vera secret sauce è in gran parte lì.
Approfondimenti
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