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“Qui da noi si fa così”. Rituali e nuovi modelli di lavoro

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La cerimonia che premia un dipendente, l’aperitivo del venerdì, l’annuale staff meeting, la lavagna delle idee, gli auguri per una nascita, la festa di chi va in pensione sono tutti rituali aziendali che rappresentano il modo in cui l’organizzazione esprime e mette in pratica i valori fondanti del proprio modo di essere.

Oggi non sappiamo se e quando potremo rimettere in atto tali momenti in presenza. I nuovi modelli di smart working, che adotteremo sempre di più, chiedono nuovi rituali in cui le persone possano riconoscersi.

I rituali sono strumenti duttili, perché sono anche quelli che supportano il cambiamento. Se l’organizzazione vuole facilitare la collaborazione a distanza deve farlo attraverso nuovi rituali in cui le persone possano riconoscersi.

I rituali non si scelgono a caso. Ogni realtà possiede i propri piccoli grandi rituali in cui le persone si riconoscono come comunità. Il primo step è capire quelli esistenti per decidere come possono traghettare il cambiamento verso nuovi modi di interagire.

Più che di smart working infatti è necessario iniziare a parlare di nuovi modelli di lavoro integrati e omnichannel dove la collaborazione tra le persone si svolge in relazione a molteplici fattori e differenti possibili strumenti.  I team e le persone lavoreranno insieme indipendentemente da dove sarà ubicato il singolo e autonomamente rispetto alle modalità: a casa, in ufficio, dall’altra parte del paese, all’aperto, di notte, nella stanza accanto, con pc, smartphone, piattaforma X, tablet, etc.
Il futuro del lavoro in azienda non sarà smart, ma omnichannel.

I rituali esistenti e la loro nuova progettazione dipendono da come le persone li vivono e dalla cultura aziendale.

La cultura aziendale non mente

Tutte le interazioni quotidiane tra i membri della nostra azienda e l’ambiente, la storia e la mission esterni dell’organizzazione provengono dalla cultura organizzativa. La cultura organizzativa o aziendale è un insieme di valori, norme e credenze condivisi che vengono appresi e fatti propri nel tempo. L’apprendimento della cultura può avvenire attraverso programmi di formazione formale all’interno dell’organizzazione, ma anche attraverso mezzi informali come storie raccontate alla pausa caffè o suggerimenti da corridoio tra una riunione e l’altra.

Forse il modo più comune per conoscere e comprendere la cultura organizzativa è attraverso l’espressione:
È così che facciamo le cose da queste parti”.
Anche se potrebbe essere altrettanto comune conoscere la cultura di un’organizzazione attraverso l’inverso ovvero:
NON è quello che facciamo qui”.

La cultura modella le credenze dei membri di un’organizzazione e crea legami che li uniscono. È una forza che agisce sugli individui, obbligandoli a fare scelte basate su norme e aspettative culturali. La cultura provoca e predice il comportamento delle persone e dà significato e valore alla vita organizzativa. La cultura organizzativa viene creata per un certo periodo di tempo e, malgrado duratura, può anche cambiare, seppur lentamente, nel tempo.

La cultura organizzativa non è un concetto taglia unica. Non esiste una cultura organizzativa corretta o standard, la cultura deriva dalla storia dell’organizzazione e, per essere considerata sana, deve consentire all’organizzazione di realizzare la propria missione.

La cultura può anche essere analizzata attraverso i suoi fenomeni: l’esame dell’esperienza reale delle persone, dei riti e dei rituali dell’apparato simbolico messo in atto. Questo infatti ci racconta come la comunità aziendale si riconosce e si compatta oggi provando a immaginare come potrà essere il futuro.

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Riti, rituali, abitudini e cerimonie

Riti e rituali sono parte integrante della cultura di ogni organizzazione. Un rituale generalmente contribuisce alle procedure di un’organizzazione, ma ha anche un ruolo simbolico che ne incarna i valori. I riti e i rituali sono così importanti perché rafforzano i valori di un’organizzazione attraverso la partecipazione attiva di tutti i membri.

I rituali nelle organizzazioni aiutano a rafforzare il senso di appartenenza delle persone, ad aumentare l’impegno e a promuovere una cultura della collaborazione. Indipendentemente dal fatto che i rituali siano incentrati sulla celebrazione di risultati individuali e di gruppo o sull’avvicinamento ai colleghi, consentono all’organizzazione di raggiungere obiettivi più elevati.

Riti e rituali, che includono anche abitudini e cerimonie, danno forma alla cultura di un’azienda. Vediamo in cosa differiscono.

Abitudini

Le abitudini in genere si esplicano a livello individuale. Sono qualcosa che il dipendente fa in maniera regolare giornalmente o settimanalmente.

Possono essere momenti squisitamente personali o attività inerenti l’impegno lavorativo: pranzare in una sala comune, chiamare un caro prima di iniziare la giornata lavorativa oppure aggiornare in maniera informale il team dopo ogni riunione sono attività non codificate che il singolo mette in atto in relazione al gruppo.

Rituali

I rituali sono generalmente vissuti a livello di team o di area. Sono praticati su base regolare, settimanale o mensile. Lo scopo dei rituali può variare, va dal supportare i membri del team alla collaborazione, all’aggiornamento continuo, alla condivisione di momenti collettivi più leggeri come un aperitivo o un caffè insieme.  I rituali hanno come obiettivo finale l’essere e il sentirsi gruppo condividendo, imparando o confrontandosi attivamente.

Cerimonie e riti

Le cerimonie e riti si svolgono a livello organizzativo. Accadono meno frequentemente dei rituali, in genere a intervalli trimestrali o annuali. Cerimonie e riti sono usati per celebrare i risultati e condividere le informazioni dell’azienda, la loro fenomenologia è in genere più codificata e meno estemporanea di quella dei rituali.

Tutte queste forme rituali nelle organizzazioni danno sostanza alla cultura aziendale che, a sua volta, è costruita intorno a vision, mission e valori fondanti.

Ogni organizzazione ha la propria cultura, creata ad hoc o formatasi in maniera spontanea. La cultura in un’azienda influenza il modo in cui i dipendenti agiscono e i riti e i rituali definiscono il modo in cui la cultura aziendale viene percepita internamente.

Ad esempio, se la cultura aziendale si concentra sul miglioramento continuo delle persone è probabile che disponga di rituali che consentano ai dipendenti di apprendere cose nuove facendo progredire le loro conoscenze.
Se la cultura è invece fondata su ascolto ed empatia allora le attività interne saranno all’insegna di modi e modelli di dialogo e confronto.

Che siano abitudini tra colleghi o cerimonie corali ha pari importanza perché tutte a vario titolo concorrono a costruire il modello complessivo di quella realtà. In altre parole ogni rituale fonda e avvalora quello che siamo oggi e che possiamo essere domani.

Vediamo in pratica cosa innescano i rituali all’interno delle organizzazioni.

Celebrano

Molti rituali celebrano i successi dei singoli dipendenti, dei team o dell’organizzazione nel suo insieme. Ad esempio l’affissione della foto del dipendente della settimana o del mese offre agli altri membri un obiettivo a cui aspirare, soprattutto se il riconoscimento avviene tramite risposte concrete.

Quando i progetti vengono completati con successo, le aziende possono festeggiare il risultato tramite momenti plenari. Questo permette alle persone di condividere l’esperienza e di segnare la parola fine allo sforzo collettivo.

I momenti celebrativi possono essere anche semplici e diretti come l’invio di una email che comunica e ringrazia per il lavoro svolto. Oppure viene creato un apparato simbolico che rappresenti l’evento: visivo come un cappello, un poster, una coppa o sonoro come un campanello che entrano in azione in seguito al risultato positivo.

Allora non resta che chiederci come celebreremo insieme nel prossimo futuro e lo facciamo con una domanda aperta su cui riflettere insieme.

Come possiamo creare nuovi modi per celebrare risultati attraverso modalità combinate di lavoro (in presenza e in remoto)?

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Rinsaldano

Molti rituali aziendali sono costruiti per aiutare i dipendenti fare squadra. Costruire e mantenere le relazioni con i colleghi è un aspetto importante della cultura aziendale perché permette di coltivare impegno e spirito di collaborazione.

Gli esempi più semplici e diffusi sono la birra del venerdì, gli happy hour settimanali, il caffè e la brioche mattutini. Questi momenti aiutano i dipendenti a mantenere vita lavorativa e personale integrate e sentirsi in contatto con le persone con cui si condivide l’impegno.

Ci sono poi le attività più strutturate come quelle di team building possono aiutare le persone a collaborare e a sentirsi squadra. Qui esistono moltissime attività che vanno dal trekking, al rafting, alla pittura su grandi tele fino alle escape room o ai lanci di asce.

Qui si gioca sull’uscita dal quotidiano del team che è invitato a confrontarsi su terreni nuovi e inaspettati.

Anche in questo caso è necessario ripensare modi che dalla necessaria presenza si trasformino in nuove attività per sentirsi squadra. Con un approccio design thinking provo a lanciare anche questa sfida.

Come possiamo creare nuovi modi per far interagire i team in maniera divertente e creativa attraverso modalità mobili e combinate di lavoro?

Guidano verso il miglioramento

Per alcune organizzazioni la cultura di base è quella del coaching.
Il coaching è un rituale che aiuta i dipendenti a crescere attraverso il supporto dei responsabili. L’azienda prepara i manager come veri e propri allenatori del team i cui membri potranno apprendere nuove competenze e avanzare nella loro carriera. Questo approccio aiuta i dipendenti a sentirsi più responsabili e coinvolti nel sistema-azienda.

 Il coaching supporta i dipendenti nella realizzazione delle specifiche potenzialità. Un esempio di questo tipo di rituali consiste nella sostituzione delle valutazioni delle performance attraverso attività di coaching personalizzate in base al ruolo e alle capacità del dipendente. Questo è un rituale diffuso tra le aziende che apprezzano la creatività e il pensiero laterale, che considerano la valutazione delle prestazioni riduttive rispetto al valore che ognuno può apportare. Chiaramente questo tipo di approccio si basa su una forte relazione tra manager e collaboratore che nel prossimo futuro ha bisogno di trovare nuovi modi di esplicitarsi.

Come possiamo supportare i manager nel mettere in atto nuove forme di coaching attraverso modalità miste e più autonome di gestione del lavoro ?

Mappare le azioni dei dipendenti

Incoraggiano l’autonomia

Mentre la maggior parte delle aziende ha una qualche forma di ruolo di supervisione, alcuni rituali aziendali includono una notevole autogestione da parte dei dipendenti. Le organizzazioni che adottano questi rituali hanno una particolare propensione all’autonomia e alla responsabilizzazione delle persone. I dipendenti sono incoraggiati a gestirsi con l’obiettivo di contribuire agli obiettivi aziendali.

Questi rituali possono essere attuati in maniera più o meno drastica: le aziende possono infatti incoraggiare l’autogestione attraverso obiettivi mensili o trimestrali e non annuali.

L’autonomia delle persone non esclude un affiancamento continuo, mai un controllo, che permetta a tutti di restare focalizzati e efficaci. Questo che fino a ieri, in presenza, appariva un’attività di routine, oggi va necessariamente ripensata. Anche qui lanciamo una riflessione aperta.

Come possiamo supportare i manager nel facilitare forme di responsabilizzazione e di autogestione dei collaboratori attraverso i nuovi modelli misti di lavoro?

Riconoscono la persona

Per molte aziende, concentrarsi sugli elementi personali dei propri dipendenti è un rituale semplice ed efficace. Conoscere e celebrare i compleanni e gli anniversari di ognuno, inviare mazzi di fiori a casa o biglietti scritto a mano fa sì che il dipendente si senta “persona”.

Questi rituali non devono essere necessariamente complicati o costosi. Una torta per il compleanno, fiori a una neo mamma, un augurio per una promozione o una laurea sulla intranet dichiarano che quelle persone sono risorse importanti e non sono solo forza lavoro.

Questi piccoli rituali sono importantissimi per ri-definire i rapporti gerarchici come essenzialmente rapporti umani e naturali. I rapporti umani, si sa, funzionano meglio dal vivo, ma nel futuro non potrà essere solo così. Allora è necessario chiedersi: come possiamo creare momenti e azioni che facciano sentire i dipendenti persone importanti attraverso modalità sempre più composite di lavoro?

Supportano il cambiamento

Il cambiamento è difficile perché porta con sé un senso di sconosciuto e imprevedibile.

I rituali rappresentano la zona di sicurezza che, nell’atto ripetitivo e sempre uguale, forniscono alle persone una percezione di controllo rispetto alla direzione dell’organizzazione.

L’adozione di nuovi modelli può rivelarsi complesso perché per la popolazione significa disimparare le norme fino ad allora adottate. Le culture forti sono per natura conservatrici e cambiano con maggiore fatica. Al contrario le culture deboli sono meno efficaci, ma più duttili alla trasformazione, ciò non esclude che anche nelle culture deboli possano manifestarsi sacche di resistenza al cambiamento.

I rituali fondano la cultura celebrando i valori che raccontano, quando un’organizzazione cambia i suoi riti, in realtà sta cambiando cultura. Il cambiamento cultura è un atto politico che trasforma realtà e persone, se questo avviene in scenari in trasformazione il processo appare ancora più sfidante. E questa è la sfida che lanciamo: come possiamo creare le azioni aiutino i dipendenti a cambiare mindset e operato attraverso apertura e fiducia in modalità di lavoro sempre più composite?

Riti e rituali sono espressioni fondamentali del modo di essere organizzazione e sono importanti artefatti della cultura organizzativa.

Il rituale ha maggiore influenza sulla cultura rispetto ad altri simboli perché richiede la partecipazione attiva da parte di tutti membri dell’organizzazione. Oggi i rituali hanno bisogno di essere ripensati per aderire ai modelli che stanno portando le persone a collaborare in maniera diffusa e multicanale.

Raccogliere tale sfida è un passaggio indispensabile di una trasformazione più ampia e complessa a cui le organizzazioni non possono sottrarsi.

Leggi la 2. parte del post:

I riti rivelano la cultura della nostra organizzazione

Riferimenti

Examples of Company Rites & Rituals (2019)

Three Rules For Creating Workplace Rituals To Improve Company Culture (2017)

Want to Strengthen Workplace Culture? Design a Ritual (2017)

The Power of Team Culture Coursera

How Ritual Delivers Performance (2013)

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