“Non sento… “Scusate provo a rientrare…”mi si è bloccato tutto… “Abbiate pazienza in aula che verifichiamo il collegamento con le persone in remoto… “La riunione è iniziata? Sento solo gracchiare… “Caspita, siamo già fuori di 15 minuti chissà a che ora finiremo… “Scusate sono arrivato solo ora….
È capitato anche a te? Probabilmente sì, perché le riunioni ibride, fisico + digitale, sono una sempre più diffuse. Che siano incontri tradizionali o workshop eclettici la storia non cambia: si preannunciava un modello flessibile, ma in realtà si rivela spesso un terreno insidioso. I partecipanti a distanza lottano per rimanere nel flusso della discussione dell’aula fisica, mentre, per la legge di Murphy, la tecnologia fa le bizze nel momento clou, e come facilitatore/trice ti trovi a fare parkour tra aule e piattaforme nel disperato tentativo di dare voce a tutti.
Quando gestiamo incontri in questa doppia dimensione, la vera sfida non è solo collegare persone, ma orchestrare esperienze realmente eque e proficue per tutti.
Spesso ci illudiamo che basti vedersi e sentirsi per decretare il successo di un meeting ibrido. Ma chiunque ne abbia facilitato uno sa bene che le barriere alla partecipazione, le conversazioni frammentate e la difficoltà di coinvolgimento sono problemi concreti, al pari dei temuti contrattempi tecnici.
Chi è connesso da remoto si sente spesso relegato al ruolo di spettatore passivo. Senza la naturalezza dell’interazione fisica e la lettura dei segnali non verbali, inserirsi nella conversazione diventa, infatti, di diventare un’impresa titanica. Le dinamiche in presenza tendono a prendere il sopravvento, lasciando indietro chi partecipa virtualmente. Le chiacchiere informali e il linguaggio del corpo che animano gli spazi fisici non riescono a travalicare lo schermo.
Servono strumenti, alleati, e molta progettazione affinché le riunioni ibride non diventino da un generalizzato esercizio di malcontento al concretizzarsi di un incubo collettivo.
Allora ecco qualche consiglio/riflessione per aumentare coinvolgimento e partecipazione dall’esperienza (e dai disastri) in prima persona.
Su:
- tecnologia intelligente
- attenzione egualitaria
- preparazione che aiuta
- regole chiare
- co-facilitatori dedicati
- alleati a tempo
- sovrapposizioni da gestire
- tempo della parola
- pause belle per tutti
- registrazioni che salvano
- feedback che migliorano
- e ci sei, adesso, TU.
Allora partiamo.
Tecnologia intelligente
Per rendere più efficaci le riunioni ibride non serve ulteriore tecnologia, è importante invece scegliere gli strumenti più adatti a colmare i gap comunicativi e collaborativi. La telecamera del pc potrebbe non bastare, potrebbero essere necessarie due telecamere che permettano inquadrature mobili più ampie. Lo stesso vale per il microfono, ne potrebbe servire uno per te magari indossato e uno per i partecipanti della sala.
Sistemi audio e video intelligenti attenuano le disparità tecniche che compromettono rapidamente una riunione ibrida. Un audio scadente rende difficile seguire le conversazioni dai partecipanti in remoto, le angolazioni fisse della telecamera li isolano dalle dinamiche in sala.
Oggi, inoltre, è possibile sfruttare l’intelligenza artificiale a supporto di sistemi che:
- utilizzano la tecnologia di tracciamento vocale per concentrare il suono sulla persona che sta parlando
- garantiscono una visibilità a 360 gradi, in modo che i partecipanti da remoto possano vedere sempre tutto quello che accade in sala
- migliorano la nitidezza del suono filtrando il rumore di fondo e bilanciando i livelli delle voci.
In questo modo chi è connesso in remoto resta sempre dentro l’azione ed è più stimolato a partecipare.
Attenzione egualitaria
Spesso, nelle sessioni ibride, chi partecipa da remoto si sente spettatore di serie B (Kelpers direbbe mio marito :). L’obiettivo è ribaltare questa prospettiva. Le piattaforme di rappresentazione visiva condivisa come Mural o Miro aiutano a colmare il gap del coinvolgimento, costruiscono ponti molto efficaci. Le lavagne virtuali offrono spazi di lavoro condivisi dove tutti, fisicamente presenti o collegati da remoto, possono vedere le stesse cose e interagire insieme.
Questi strumenti permettono come facilitatori e formatori ci permettono di:
- visualizzare le idee in maniera netta, semplificando il flusso della discussione
- permettono a tutti di contribuire anche in momenti diversi, se necessario.
- ridurre la dipendenza dalla sola comunicazione verbale, che penalizza chi è a distanza
- gestire le attività a blocchi separati per poi fare convergere tutti sui risultati finali.
Utilizzando una lavagna virtuale condivisa, ogni contributo diventa visibile, valorizzato e condiviso indipendentemente da dove provenga.
Preparazione che aiuta
Anticipare informazioni e materiali prima dell’incontro aiuta a far partire tutti dallo stesso punto. Allora predisponi e distribuisci in anticipo un programma dettagliato che chiarisca lo scopo dell’incontro, gli argomenti che verranno trattati e qualsiasi preparazione necessaria. Questo assicura che tutti i partecipanti, ovunque si trovino, abbiano lo stesso livello informativo e possano contribuire in modo significativo.
Inizia la riunione con un’attività leggera che coinvolga tutti allo stesso modo e crei un’atmosfera positiva. Questo aiuta a ridurre la distanza tra chi è in sala e chi è online, promuovendo un senso di unità.
Regole chiare per tutti
Stabilisci regole precise sul comportamento da tenere durante l’incontro. Incoraggia la puntualità, la partecipazione attiva e l’uso delle telecamere quando possibile. Spiega chiaramente come porre domande e come verrà gestito il diritto di parola. La chat può essere uno strumento utile per raccogliere la voce di tutti, attraverso dei momenti dedicati si potrà coinvolgere direttamente gli autori dei contributi.
Spazi neutri
Una frustrazione comune nelle riunioni ibride è la resistenza dei partecipanti a distanza ad intervenire, la difficoltà, risiede spesso nella difficoltà a capire quando parlare. Strumenti che semplificano, organizzano e cadenzano i diversi momenti aiutano a definire i tempi e gli spazi per contribuire. Sondaggi in tempo reale, domande e risposte interattive di Google Form e Mentimeter o quelli all’interno delle lavagne online ti offrono la possibilità di:
- raccogliere feedback immediati e valutare le opinioni in tempo reale
- permettere ai partecipanti da remoto di fare domande senza interrompere il flusso della discussione
- far emergere pensieri e preoccupazioni che altrimenti potrebbero rimanere inespressi.
Questi strumenti assicurano che i contributi non dipendano da chi è più intraprendente, ma, aprendosi a tutti anche in forma anonima, rendono la conversazione più inclusiva.
Co-facilitatori dedicato
Assegna un collega all’ambiente virtuale, che possa monitorare la chat, le mani alzate o eventuali problemi tecnici. Questo ruolo garantisce che le voci di chi partecipa a distanza vengano ascoltate in ogni momento e che le loro problematiche vengano prese in considerazione e affrontate tempestivamente.
Alleati temporanei
Il momento della pausa caffè rischia di disperdere quanto hai costruito con cura durante la sessione. Se non hai un co-facilitatore coinvolgi un/una partecipante che conosci, ad esempio il referente che ti ha ingaggiato, come una sorta di “partner di facilitazione“. Questa persona monitorerà la chat, gestirà le mani alzate virtuali o risolverà specifiche esigenze. Avvisa in anticipo l’investitura, chiedi se si sente all’altezza e se ne ha voglia, cosa di aspetti da lui/lei, così che non diventi un ulteriore problema per te e la tua sessione.
Preparati sempre un piano da crisis management: cosa può accadere di imprevedibile? Cosa possiamo fase se succede? Di cosa ho bisogno per giocare in anticipo?
Sovrapposizioni da gestire
L’inizio è un momento fondante per la fiducia e una buona predisposizione dei partecipanti. Il giro di presentazioni funziona sempre per rompere il ghiaccio, ma qui è chiave l’alternanza tra gli ambienti. Puoi pubblicare e condividere la lista dei partecipanti, lasciare scegliere a ognuno a chi passare la parola, depennando in maniera visibile le persone che si presentano.
Puoi prevedere un talking stick virtuale che le persone si passeranno (es. il corno vichingo, il bastone della pioggia, ect), il passaggio tra una persona e l’altra lo gestirai attraverso lista che abbiamo visto sopra. I nomi delle persone possono essere scritti sulla lavagna virtuale in un cerchio che ricorda le riunioni interno a un fuoco.
Durante la presentazione puoi farti aiutare dal co-facilitatore con domande in chat.
Tempo della parola
Il nostro obiettivo primario è trattare tutti alla pari. Coinvolgi attivamente i partecipanti da remoto ponendo loro domande dirette e incoraggiando i loro interventi. Distribuisci il tempo in maniera equa: se le persone in presenza hanno parlato per 10 minuti concedi lo stesso tempo a quelle in remoto. Utilizza gli strumenti come Mural, Miro, Google form, chat per equilibrare la possibilità di contribuire.
Di tanto in tanto, dai la priorità ai partecipanti virtuali assegnando loro un compito specifico, come riassumere i punti chiave della discussione. Questo li manterrà coinvolti e ribadirà che il loro contributo è prezioso.
Pause belle per tutti
Le sessioni miste sono una prova di resistenza per chiunque. Programma delle pause vere in cui entrambi i gruppi possano staccare e prendersi cura di sé stessi. Incoraggia chi è online ad allontanarsi dallo schermo, offrendo ai partecipanti in presenza un momento per socializzare. Invita le persone in remoto a fare la cosa che preferiscono per staccare con il suggerimento di scriverlo in chat al rientro. Una piccola attenzione in più: se in sala ci sono caffè e brioche, invia prodotti virtuali ai partecipanti in remoto, un po’ più impegnativo ma di sicuro effetto invia in anticipo buoni omaggio per un delivery :).
Registrazioni che salvano
Tenere traccia di ciò che viene detto non è sempre facile, a volte complica. I punti chiave si disperdono registrazioni lunghe e le azioni da intraprendere rischiano di rimanere lettera morta. Una riunione ibrida che funzioni davvero va oltre una connessione stabile: richiede una strategia ben definita, supportata da strumenti pensati appositamente. Le decisioni prese durante le riunioni ibride spesso si perdono nel mare delle email post-incontro, portando a una mancanza di follow-up. Strumenti come Turboscribe e Google Docs offrono documenti condivisi in tempo reale che permettono ai team di:
- trascrivere le registrazioni audio in tempo reale
- condividere la documentazione audio, video e testuale
- creare un’unica fonte di informazioni sui risultati dell’incontro, riducendo la necessità di chiarimenti successivi.
Per i team che necessitano di una gestione più strutturata delle attività, oltre alle semplici note, si possono trasformare i dati in risultati visuali attraverso l’intelligenza artificiale con Chatgpt fino a Canva o Napkin e caricandole poi su piattaforme di condivisione interna come Teams.
I feedback che migliorano
Dopo la riunione, raccogli il feedback dei partecipanti su cosa abbia funzionato e cosa meno, fallo in maniera creativa e meno diretta e didascalica, perché aiuterà le persone alla massima trasparenza, permetti di contribuire in forma anonima. Utilizza queste informazioni per migliorare le future sessioni ibride, il miglioramento continuo è fondamentale per padroneggiare la facilitazione ibrida. I feedback ti stimoleranno a trovare sempre nuove soluzioni a misura di sessioni blended.
E ci sei, adesso, TU
Sebbene questi strumenti possano migliorare significativamente le riunioni ibride, la tecnologia da sola non sostituisce una facilitazione efficace. È tua responsabilità di facilitatore/trice:
- definire chiare le regole di partecipazione: stabilisci le aspettative su come i partecipanti in sala e da remoto contribuiranno (a volte essere un po’ direttivi serve 🙂
- mantenere il ritmo, ma senza sovraccaricare, mentre nelle sessioni specifiche è necessario cambiare modalità, qui devi agire più cautamente.
- utilizzare gli strumenti in modo mirato: evita di sovraccaricare i partecipanti con troppe piattaforme, scegli solo quelle strettamente necessarie
- coinvolgere attivamente: invita regolarmente i partecipanti da remoto a parlare assicurandoti che abbiano sempre l’opportunità di contribuire.
Incontri ibridi memorabili per tutti
Le riunioni ibride vanno progettate al pari di esperienze complesse articolate da ambienti, bisogni, strumenti differenti da mettere a sistema. La sfida consiste nel partire dallo scenario popolato dai partecipanti e dagli obiettivi dell’incontro. Tutto il resto deve essere progettato in funzione di questi due componenti e deve suonare all’unisono come un ensemble.
Selezionando gli strumenti giusti e applicando tecniche di facilitazione mirate, formatori/trici e facilitatori/trici possono creare ambienti realmente collaborativi, dove tutti i partecipanti, indipendentemente dalla loro posizione, si sentano ugualmente coinvolti e autorizzati a contribuire.
Condividere esperienze e sperimentazioni da parte dei professionisti è il primo passo per immaginare futuri momenti memorabili per tutti.
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